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Politique de Confidentialité

Dernière mise à jour : 1 septembre 2025

La présente Politique de Confidentialité (la « Politique ») décrit la manière dont Covoicer collecte, utilise, conserve et protège vos informations personnelles dans le cadre de l’utilisation de nos services.

Nous nous conformons à la législation belge applicable ainsi qu’au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD – UE).

En utilisant les services fournis par Covoicer, vous acceptez les termes de cette Politique.

1. Rôle de Covoicer dans le traitement des données

Selon la nature du service utilisé :

  • Responsable du traitement : Covoicer traite vos données pour la gestion du site web, des comptes individuels, des interactions avec les utilisateurs, ainsi que pour le marketing, la sécurité et l’amélioration du service.

  • Sous-traitant : pour les comptes professionnels utilisant Covoicer pour traiter des données de leurs propres clients, Covoicer agit strictement selon les instructions contractuelles du client.

En tant que sous-traitant, les conditions de l’Accord de Traitement des Données (DPA) prévalent sur la présente Politique en cas de divergence.

2. Données personnelles collectées

Covoicer peut collecter plusieurs catégories de données dans le cadre de ses services.

2.1 Données d’identification et de contact

  • Nom et prénom

  • Adresse e-mail

  • Numéro de téléphone

  • Adresse postale

  • Informations de compte (identifiants, préférences, langue)

2.2 Données techniques et d’utilisation

Collectées automatiquement lors de l’utilisation du site ou de l’application :

  • Adresse IP

  • Type et version du navigateur

  • Pages visitées et durée de consultation

  • Identifiants d’appareils

  • Données de diagnostic et journaux techniques

  • Données liées aux interactions avec l’interface

2.3 Données vocales et de communication (pour les fonctionnalités IA)

Si vous activez les fonctionnalités vocales, Covoicer peut collecter :

  • Enregistrements audio

  • Transcriptions générées automatiquement

  • Métadonnées d’appels (horodatage, durée, statut)

  • Journaux d’interactions avec les agents vocaux

Ces données sont utilisées exclusivement pour :

  • fournir les services

  • améliorer la qualité, la sécurité et la précision des algorithmes

  • détecter les abus ou comportements anormaux

Le traitement à des fins d’amélioration des modèles se fait uniquement sous forme anonymisée ou agrégée, sans possibilité d’identification.

Les clients professionnels sont responsables d’obtenir tous les consentements requis auprès de leurs utilisateurs finaux.

2.4 Données sensibles

Covoicer n’a pas vocation à collecter des données sensibles au sens du RGPD.

Si cela devient nécessaire (cas particulier), la collecte se fera exclusivement avec votre consentement explicite.

3. Fondements juridiques du traitement

Les traitements réalisés par Covoicer reposent sur les bases légales suivantes :

  • Exécution du contrat (utilisation du service)

  • Consentement (newsletter, localisation)

  • Intérêt légitime (sécurité, amélioration du service, prévention des abus)

  • Obligation légale (conservation comptable, demandes officielles)

4. Finalités du traitement

Les données collectées sont utilisées pour :

  • exploiter, sécuriser et améliorer les services

  • gérer les comptes et l’authentification

  • fournir un support technique ou client

  • analyser l’utilisation du service

  • envoyer des notifications techniques

  • proposer des informations ou offres pertinentes (sauf opposition)

  • prévenir fraudes et abus

  • respecter les obligations légales

Aucune décision entièrement automatisée ayant un effet juridique significatif n’est prise sans intervention humaine.

5. Cookies et technologies similaires

Covoicer utilise différents types de cookies :

  • Cookies techniques : fonctionnement du site

  • Cookies de préférences : mémorisation des choix utilisateur

  • Cookies de sécurité : prévention des abus

  • Cookies d’analyse : statistiques d’utilisation

Vous pouvez refuser les cookies via les paramètres de votre navigateur. Certaines fonctionnalités pourraient toutefois être limitées.

6. Données de localisation

Si certaines fonctionnalités l’exigent, Covoicer peut collecter des données de localisation avec votre accord explicite.

Vous pouvez retirer votre consentement dans les paramètres de votre appareil.

7. Conservation des données

Les durées de conservation dépendent des catégories de données :

  • Données de compte : tant que votre compte est actif

  • Données techniques : durée limitée selon nos politiques internes

  • Données vocales : uniquement le temps nécessaire à l’exécution du service

  • Données anonymisées : conservées sans limite, dès lors qu’aucune identification n’est possible

À la fin des périodes de conservation, les données sont supprimées, anonymisées ou archivées, conformément au droit belge.

8. Partage et divulgation des données

Les données peuvent être partagées avec :

  • Prestataires techniques (hébergement, paiements, support, analyses)

  • Partenaires contractuels nécessaires au fonctionnement du service

  • Autorités belges ou européennes en cas d’obligation légale

  • Entités concernées dans le cadre d’une fusion ou acquisition

Tous les prestataires sont soumis à des obligations contractuelles strictes de confidentialité et de sécurité.

9. Transferts internationaux

Certaines données peuvent être transférées hors Union européenne.

Dans ce cas, Covoicer applique les garanties prévues par le RGPD, notamment :

  • Clauses Contractuelles Types (SCC) approuvées par la Commission européenne

  • Mesures organisationnelles et techniques pour assurer un niveau de protection équivalent

Aucun transfert n’est effectué sans garantie adéquate.

10. Sécurité des données

Nous appliquons des mesures techniques et organisationnelles conformes aux standards du secteur :

  • chiffrement

  • contrôle d’accès strict

  • surveillance des systèmes

  • procédures internes de sécurité

  • segmentation et anonymisation lorsque possible

En cas de violation de données, Covoicer notifiera les autorités compétentes et les utilisateurs concernés conformément au RGPD.

11. Vos droits (RGPD)

Vous disposez des droits suivants :

  • droit d’accès

  • droit de rectification

  • droit à l’effacement

  • droit à la limitation

  • droit d’opposition

  • droit à la portabilité

  • droit de retirer votre consentement

  • droit d’introduire une réclamation auprès de l’Autorité de Protection des Données (APD) en Belgique

Pour exercer un droit :

contact@covoicer.com

Une vérification d’identité pourra être demandée avant traitement.

12. Données concernant les mineurs

Les services de Covoicer ne sont pas destinés aux enfants âgés de moins de 13 ans, conformément à l’âge légal en Belgique.

Nous ne collectons pas volontairement de données sur des mineurs en dessous de cet âge.

13. Modifications de la Politique

Covoicer peut modifier cette Politique à tout moment.

En cas de modification substantielle, une notification sera envoyée ou affichée sur le site.

Votre utilisation continue du service constitue votre acceptation de la Politique mise à jour.

14. Contact

Covoicer

 Drève des gendarmes 45, 1180, Bruxelles Belgique

Cette Politique est régie par le droit belge et le cadre réglementaire européen (RGPD).