Privacybeleid
Laatste update: 1 september 2025
Dit Privacybeleid (het "Beleid") beschrijft hoe Covoicer uw persoonlijke informatie verzamelt, gebruikt, opslaat en beschermt in het kader van het gebruik van onze diensten.
Wij voldoen aan de toepasselijke Belgische wetgeving en aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG - EU).
Door gebruik te maken van de diensten die door Covoicer worden aangeboden, accepteert u de voorwaarden van dit Beleid.
1. Rol van Covoicer in de gegevensverwerking
Afhankelijk van de aard van de gebruikte dienst:
Verantwoordelijke voor de verwerking: Covoicer verwerkt uw gegevens voor het beheer van de website, individuele accounts, interacties met gebruikers, evenals voor marketing, beveiliging en verbetering van de dienst.
Verwerker: voor professionele accounts die Covoicer gebruiken om gegevens van hun eigen klanten te verwerken, handelt Covoicer strikt volgens de contractuele instructies van de klant.
Als verwerker prevaleren de voorwaarden van de Gegevensverwerkingsovereenkomst (DPA) boven dit Beleid in geval van tegenstrijdigheid.
2. Verzamelde persoonlijke gegevens
Covoicer kan verschillende categorieën gegevens verzamelen in het kader van zijn diensten.
2.1 Identificatie- en contactgegevens
Voornaam en achternaam
E-mailadres
Telefoonnummer
Postadres
Accountinformatie (identificaties, voorkeuren, taal)
2.2 Technische en gebruiksgegevens
Automatisch verzameld tijdens het gebruik van de site of de applicatie:
IP-adres
Type en versie van de browser
Bezochte pagina's en duur van de raadpleging
Apparaatidentificaties
Diagnosegegevens en technische logboeken
Gegevens met betrekking tot interacties met de interface
2.3 Spraak- en communicatiedata (voor AI-functies)
Als u de spraakfuncties activeert, kan Covoicer verzamelen:
Audio-opnamen
Automatisch gegenereerde transcripties
Belmetadata (tijdstempel, duur, status)
Logboeken van interacties met spraakagenten
Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt om:
de diensten te leveren
de kwaliteit, veiligheid en nauwkeurigheid van de algoritmen te verbeteren
misbruik of abnormaal gedrag te detecteren
De verwerking voor het verbeteren van de modellen gebeurt uitsluitend in geanonimiseerde of geaggregeerde vorm, zonder mogelijkheid tot identificatie.
Professionele klanten zijn verantwoordelijk voor het verkrijgen van alle vereiste toestemmingen van hun eindgebruikers.
2.4 Gevoelige gegevens
Covoicer is niet bedoeld om gevoelige gegevens in de zin van de AVG te verzamelen.
Als dit noodzakelijk wordt (bijzondere gevallen), zal de verzamelinguitsluitend met uw expliciete toestemming plaatsvinden..
3. Juridische grondslagen van de verwerking
De verwerkingen uitgevoerd door Covoicer zijn gebaseerd op de volgende wettelijke grondslagen:
Uitvoering van de overeenkomst(gebruik van de dienst)
Toestemming(nieuwsbrief, locatie)
Gerechtvaardigd belang(veiligheid, verbetering van de dienst, voorkoming van misbruik)
Wettelijke verplichting(boekhoudkundige bewaring, officiële verzoeken)
4. Doeleinden van de verwerking
De verzamelde gegevens worden gebruikt om:
de diensten te exploiteren, beveiligen en verbeteren
de accounts en authenticatie te beheren
technische of klantondersteuning te bieden
het gebruik van de dienst te analyseren
technische meldingen te versturen
relevante informatie of aanbiedingen voor te stellen (tenzij bezwaar)
fraude en misbruik te voorkomen
de wettelijke verplichtingen na te leven
Er worden geen volledig geautomatiseerde beslissingen genomen die een significante juridische impact hebben zonder menselijke tussenkomst.
5. Cookies en vergelijkbare technologieën
Covoicer gebruikt verschillende soorten cookies:
Technische cookies: werking van de site
Voorkeurscookies: onthouden van gebruikerskeuzes
Beveiligingscookies: voorkoming van misbruik
Analysecookies: gebruiksstatistieken
U kunt cookies weigeren via de instellingen van uw browser. Sommige functies kunnen echter beperkt zijn.
6. Locatiegegevens
Als bepaalde functies dit vereisen, kan Covoicer locatiegegevens verzamelen met uw expliciete toestemming.
U kunt uw toestemming intrekken in de instellingen van uw apparaat.
7. Gegevensbewaring
De bewaartermijnen zijn afhankelijk van de gegevenscategorieën:
Accountgegevens: zolang uw account actief is
Technische gegevens: beperkte duur volgens onze interne beleidslijnen
Stemgegevens: alleen de tijd die nodig is voor de uitvoering van de dienst
Geanonimiseerde gegevens: onbeperkt bewaard, zolang identificatie niet mogelijk is
Aan het einde van de bewaartermijnen worden de gegevens verwijderd, geanonimiseerd of gearchiveerd, in overeenstemming met de Belgische wetgeving.
8. Delen en openbaar maken van gegevens
Gegevens kunnen worden gedeeld met:
Technische dienstverleners (hosting, betalingen, ondersteuning, analyses)
Contractpartners die noodzakelijk zijn voor de werking van de dienst
Belgische of Europese autoriteiten in geval van wettelijke verplichting
Betrokken entiteiten in het kader van een fusie of overname
Alle dienstverleners zijn onderworpen aan strikte contractuele verplichtingen tot vertrouwelijkheid en veiligheid.
9. Internationale overdrachten
Bepaalde gegevens kunnen buiten de Europese Unie worden overgedragen.
In dat geval past Covoicer de garanties toe die zijn voorzien in de GDPR, met name :
Standaardcontractbepalingen (SCC) goedgekeurd door de Europese Commissie
Organisatorische en technische maatregelen om een gelijkwaardig beschermingsniveau te waarborgen
Er wordt geen overdracht uitgevoerd zonder adequate garantie.
10. Gegevensbeveiliging
Wij passen technische en organisatorische maatregelen toe die voldoen aan de sectorstandaarden :
versleuteling
strikte toegangscontrole
systeemtoezicht
interne beveiligingsprocedures
segmentatie en anonimisering waar mogelijk
In geval van een datalek zal Covoicer de bevoegde autoriteiten en de betrokken gebruikers op de hoogte stellen in overeenstemming met de GDPR.
11. Uw rechten (GDPR)
U heeft de volgende rechten :
recht op toegang
recht op rectificatie
recht op wissen
recht op beperking
recht van verzet
recht op overdraagbaarheid
recht om uw toestemming in te trekken
recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) in België
Om een recht uit te oefenen :
contact@covoicer.com
Een identiteitscontrole kan worden gevraagd voordat de behandeling plaatsvindt.
12. Gegevens over minderjarigen
De diensten van Covoicer zijn niet bestemd voor kinderen jonger dan 13 jaar, in overeenstemming met de wettelijke leeftijd in België.
Wij verzamelen niet opzettelijk gegevens over minderjarigen onder deze leeftijd.
13. Wijzigingen in het Beleid
Covoicer kan dit Beleid op elk moment wijzigen.
In geval van substantiële wijzigingen zal een melding worden verzonden of op de site worden weergegeven.
Uw voortdurende gebruik van de dienst vormt uw acceptatie van het bijgewerkte Beleid.
14. Contact
Covoicer
Drève des gendarmes 45, 1180, Brussel België
Dit Beleid wordt beheerst door het Belgische recht en het Europese regelgevingskader (GDPR).